Kuidas korraldada suvelaagrit?

On aeg jagada aastatega tekkinud esmast kogemust, et ka sina saaksid luua rõõmu ja häid mälestusi. Kui oled kunagi mõelnud, et võiks suvelaagri korraldada, siis ehk inspireerib see sind järgmiseid samme astuma. See postitus keskendub ülevaatlikult korralduslikele praktilistele teemadele, ilma väga detailseks minemata. Meie fookuses vähemalt 6-päevane ööbimistega laager, vähemate päevadega või ilma ööbimiseta pole ametlikus mõttes laager ning personalilt ei nõuta laagrikasvataja kutsetunnistust. 6-päevane laager sisaldab vaid 4 täispikka päeva ja on hea võimalus iseseisvuse ja sõprussuhete arendamiseks. Osalejate grupidünaamika elab läbi päris mitu etappi ja hästi korraldatud laagri puhul lahkub noor enesekindlamana, laiema silmaringiga, uute sõpradega ja sooviga naasta järgmine aasta. Iga laagri ettevalmistav pool on olemuselt mahukas - kui juba teha siis 6-päevane. Laagrid jagunevad ametliku liigituse järgi püsi- ja projektlaagriteks. Püsilaagreid on Eestis 25 tükki, see eeldab 60 kalendripäeva jagu laagreid ühes kohas, projektlaagreid rohkem, sest neid võib läbi viia iga huviline, kes suudab registreerida juriidilise keha ning organiseerida majutuse, tiimi ja tegevused. Alustavad korraldajad viivad läbi projektlaagreid. Mida on vaja ühe projektlaagri läbi viimiseks?

Korraldajad

Sina ja kaaskorraldajad, ehk need inimesed kes on mitmeid kuud valmis tegelema erinevate ettevalmistavate ülesannetega. Mida rohkem inimesi alguses kaasatud, seda rohkem arvamusi ja soove, seega 2-3 liikmega korraldajate tiim on mõistlik. Mõelge läbi, miks ja kellele te seda teete, mis teemal, kuidas üks keskmine päev välja näeb, mis vanusegrupile, kus piirkonnas. Liiga pikalt detailidesse ei peaks jääma, oluline on luua tunne, et olete üksteisele olemas, huvitatud ja ajaliselt on võimalik pühenduda. 

Majutus ja toitlustus

Oluline samm, millest võib sõltuda kogu projekti edukus. Kui on plaanis kasutada enda kinnistut, siis veendu et see vastab päästeameti majutuskohtade tuleohutusnõuetele, see on oluline tegevusloa taotlemisel. Ägedamad renditavad majutuskohad, nagu kõik muu siin elus, on pikalt ette broneeritud. Paljudes heades laagrikohtades on mõistlik aasta ette broneerida, kuid ka pool aastat varem saab hakata organiseerima ja saadavuse mõttes heale õnnele loota. Eestimaal leidub palju majutusi, kus 1 öö ja 3 söögikorra hind tuleb kokku näiteks 50€ ja see oleks turismi puhul odav, kuid suvelaagri turustamine selliste sisendkuludega võib osutuda keeruliseks, seega mõistlik on kui ööpäeva kulu on alla selle. Juhul kui majutuses pole toitlustamist ja koht on hea, siis võib uurida piirkonna kohvikutelt. Kui on plaanis ise süüa teha, siis selleks on mõistlik eraldi koka roll. Kõikidel toidu valmistajatel peab olema ka toidu käitlemise tervisetõend, mille saab perearstilt umbes 70 euroga.

Kasvatajad

Kui koht on olemas, siis on aeg kasvatajatega esialgsed kokkulepped teha, peab arvestama et laager ei pruugi registreerumise arvu mõttes plaanitud mahus kokku tulla ja kokkulepete sõlmimisel on mõistlik sellega arvestada. Iga 15 lapse kohta peab olema 1 kutsetunnistusega kasvataja. Näiteks 40 lapse puhul peab olema vähemalt 3 laagrikasvataja kutsega kasvatajat. Mõistlik kasvatajate arv on meie laagrites 40 lapse puhul pigem 4 või 5, kuna need on kõigil avatud ning me ei tea osalejate tausta ja iseärasusi. Kui iga 15 lapse kohta on vähemalt 1 kasvataja, siis abilise rollis saab kaasata veel kutseta inimesi, neid peab julgustama järgmiste laagrite jaoks kutse ära teha. Mõned meie laagrites kaasa löövad inimesed omavad näiteks õpetaja või treeneri kutset ning see annab meile kindluse, et saadakse ilusti hakkama. Oleme näinud, et peamine takistus on ajapuudus, kuid kutse taotlemine on lihtne - esmaabi koolitus, täiendkoolitus ja eksam, kogukuluga 150-200€ ning kõik need saab teha veebis. Täiendkoolitust on võimalik asendada lähiaastatel läbitud noortega töötamise teemalise koolitusega, ka Erasmus+ koolitustega. Esimese laagri puhul koos kutse taotlemine on tore kogemus. Nii nagu treenerid saavad klubides kutsetasemest ja kogemusest sõltuvalt erinevalt tasustatud, on mõistlik premeerida kutse olemasolu töötasus. Olenemata kutse olemasolust peab igal täiskasvanul olema tervisetõend lastega töötamiseks, selle saab perearsti käest 20 euroga ning tehtud taustakontroll karistusregistrisse.

Lapsed

Ka 25 lapsega rühmas saab hea lastelaagri teha ja teemalaagri puhul võib arv veelgi madalam olla. Tavalise lastelaagri puhul soovitame võimalusel eesmärgiks võtta vähemalt 30 osalejat, nii on tõenäolisem, et igaüks leiab endale palju uusi sõpru ja on melu. Kitsad vanusevahemikud, näiteks 8-11, toimivad paremini kui suured vanusevahemikud nii tegevuste kui grupidünaamika osas. Samas on suurema vanusevahemikuga, nt 8-13 lihtsam osalejakohti täita. Tavalise kõigile avatud laagri puhul võiks arvestada, et sinu osalejad tulevad samast või naabermaakonnast, neid kes tulevad 100km+ kauguselt autoga on vähem, isegi kui organiseerid bussid suurematest linnadest, vähemalt meie kogemuse põhjal. 

Registreerimised

Meie juuni laagrisse käib suurem osa registreerimistest märtsis ja aprillis, oma osa on siin lastel kes tulevad mitmendat korda ja soodushinnal mida pakume varajastele registreerujatele. Esimestel aastatel oli palju registreerimisi mais ja juunis. Hea oleks kui info ja võimalus registreerida on märtsi alguseks olemas ja kättesaadav. Oleme ka hilise 15. juuni laagri postituse teinud ja augustiks rühma kokku saanud. Oleme märganud, et veebipõhine info levitamine toimib kõige paremini, samuti infokirjad lapsevanemate e-postile. Oleme proovinud ka reklaami ajakirjas, plakateid infotahvlil jpm. Osalejate leidmine sõltub väga paljudest parameetritest, peab ise mõistma kuidas laager kokku saada ja see võib tähendada suurt pingutust ja erinevate strateegiate katsetamist.Mõned laia kontaktvõrgustikuga laagrikorraldajad helistavad otse lapsevanematele, teised jagavad ja kuulutavad sotsiaalmeedias, kolmandad suhtlevad avaliku sektori organisatsioonidega, näiteks koolid ja noortekeskused. Mida rohkem infot laagri kohta on veebis kättesaadav, seda parem - selle järgi lapsevanemad otsustavad. Teame mõnda peret, kus hoopis lapsed vaatavad pilte, loevad ja ütlevad kuhu soovivad minna. 

Meie juuni laagri puhul võrdub 100 lehe vaatamist 1 registreerimisega, seega 30 registreerimist tähendab 3000 veebilehe postituse vaatamist. Kui tegemist on teemalaagriga, siis on see suhtarv olnud kõvasti väiksem ja ka suurem. Esimese laagri jaoks võiks vähemalt 3 kuud olla aega registreerimisi koguda. Mõtle, et mis kanalites lapsevanemateni jõuda ja kuidas nad kiirelt ja lihtsalt registreerida saaks. Näiteks palve saata registreerimiseks email on keerulisem, kui link Google Form ankeedile. Kui lisad oma laagri info suvelaagrid.eu platvormile saad kohese nähtavuse. Populaarsemad laagrid saavad sadu vaatamisi kuus, klikkide arv sõltub subjektiivsel hinnagul korraldaja tuntusest, hinnast, piirkonnast, vanusegrupist ja teemast. Lisaks on olemas veel portaalid lastega.ee, lastekamp.ee, lastegakoos.ee

Tegevusluba ja riiklik toetus

Tegevusloa taotlus tuleb esitada enne toetuse taotlust. Tegevusluba väljastatakse kohaliku omavalitsuse poolt ning kinnitatakse volikogu istungil. Esitada tuleb päevakava, majutuskoha omaniku või laagrijuhataja allkirjaga kinnitus, et majutuskoht vastab ohutusnõuetele ning väljavõtted kasvatajate kutsetunnistustest .

Riikliku toetuse taotlemine algab jaanuari alguses ning lõpeb veebruari alguses, projektlaagri tavatoetus on 3.10€ laps/päev, mõnede laste jaoks KOViga koostööd tehes rohkem. Seda tundub vähe, kuid aruandlus pole keeruline ja see aitab hinda umbes 20 euro võrra alla tuua. Nii on see kättesaadavam lapsevanematele ja sinul kergem turundada. Riikliku toetust saad küsida, kui sul on esitada kuupäevad, eelarve ning kinnitus, et tegevusluba on olemas või vähemalt avaldus esitatud.

Eelarve 

Kõige suuremad kulud on majutus, toit, töötasud. Veel võib mõõdukas summa kuluda: bussidele, turunduskuludele. Meie laagris on ka transpordi toetus kasvatajatele ja kutse taotlemise toetus. Mõistlik on jätta 10% eelarvest katteks - ootamatusteks ja investeeringuteks.

Tegevused

Laagri esialgse programmi või teemad saavad paika panna korraldajad, nii on võimalik seda infot huvilistega kohe jagada, seda mida rohkem inimesi on kaasatud seda kauem asjad aega võtavad. Hiljem koos kasvatajatega saab kava täpsustada ja edasi arendada. Kasvatajate kaasamine tegevuskava ettevalmistamisse on hea mõte, võimalik et neil on omad lemmiktegevused, mida hästi oskavad lastele korraldada. Laagri lähenedes tasub kokku leppida, mis esemeid on tegevusteks vaja ja kes kasvatajatest need kaasa võtab. Laagri infolehel oleks mõistlik välja tuua laste ja lapsevanemate jaoks märksõnad ja teemad, kuid mitte liiga detailseks minna. Võib juhtuda, et tegevusi tuleb kohandada või midagi teistmoodi teha. Kava koostamisel saate teostada oma visiooni, missugust atmosfääri laagris luua soovite ja missugune see 6-päevane minimaailm välja peaks nägema.

Turvalisus

Selge see, et osalejad peavad tunda end turvaliselt, muidu on raske laagrit nautida. Mida teete kui keegi käitub ebasobivalt, näiteks kiusab? Meie esimestes laagrites oli läbisaamine tõesti vahva, kuid nüüdseks on ka konflikte ette tulnud. Strateegia käitumisprobleemide lahendamiseks peaks olema ette valmistatud, sest laagri jooksul on väga kiire ning öeldes, et nii pole ilus ja ära rohkem tee, on võimalus, et käitumine palju ei muutu. Kui mõni teine osaleja peab seetõttu kannatama mitu päeva, siis ei saa ta parimat laagrikogemust ja teie kui laagrikorraldaja olete lati alt läbi jooksnud. Pigem reageerida kohe, kui luua endale mentaalne märkus, et õhtul vaadata ja midagi ette võtta. Samuti tuleb igas laagris ette kriimustusi, mõnikord kõhuvalusid ja ka hingemuresid, mis vajavad kasvataja toetust. Oska märgata ja rääkida! 

Mõtteid kaootilises järjekorras

• Mõistlik on laagri infos olulised reeglid välja tuua, näiteks telefonide kohta ja päevakava kellaajad, mis kell ärgatakse, tegevused algavad, söögiajad, öörahu jm;
• Enne laagrit aegsasti infokiri, kus selgitada saabumist ja lahkumist, ka telefonidega seotud korda;
• Peale laagrit infokiri, fotoalbumi ja tagasiside vormi lingiga;
• Lapsevanemate Facebook grupp, kus jagada pilte ja lapsevanemad saavad uurida postitusega nt sõidujagamist teistelt lapsevanematelt;
• Hommikune kogunemine kohe peale äratust ja enne hügieenitoiminguid on ideaalne võimalus päeva kohta ülevaade anda ja kindlustada, et keegi hommikusööki maha ei magaks;
• Kui lapsed on õhtul üleval, nt enda kämpades kaarte mängides, siis see võib pikale minna ja lapsevanemate loodud unerütmi sassi lüüa - järgi päevakavas lubatud öörahu kellaaega;
• Laagrite korraldamine on energiamahukas ettevõtmine, protsesside standardiseerimine aeganõudev. Hästi organiseeritud töövoog ja rollid on olulised.

Lugemist

Laagrikorraldaja käsiraamat annab hea ülevaate paljudest olulistest teemadest.

Tagasiside

Loodame, et see kiire ülevaade julgustab aastate jooksul mitmeid aktiivseid noori. Siin artiklis võib esineda ebatäpsusi ja aastate jooksul ka reeglid muutuvad. Kui näed, et siia võiks midagi lisada, siis anna tagasiside vormi kaudu teada.