Kuidas korraldada esimest suvelaagrit?

Kui meie 2021. aastal kokku saime, et suvelaagrit korraldama asuda, oli esialgu alustamiseks vajalikku infot keeruline kokku panna. Nüüd on meil aastatega kogunenud mõningane kogemus, mida saame hea meelega jagada, et teised alustajad saaksid inspiratsiooni ja meie kogemusest õppida. Kui sinagi oled kunagi mõelnud, et võiks lastelaagri korraldada, siis ehk meie kogemus inspireerib sindki järgmiseid samme astuma. 

See postitus keskendub ülevaatlikult meie kogemustele ja praktilistele teemadele väga detailseks minemata. Meie fookuses on olnud korraldada suvel lastele vähemalt kuuepäevane ööbimisega laager. Lühema laagri korraldamine on seadusest tulenevalt lihtsam, ei ole nii palju nõudeid. Näiteks ei ole vaja nõuda laagrikasvatajalt kutsetunnistustki. Meie oleme seda aga alati nõudnud - anname endast parima, et kasvatajad oleksid koolitatud ning tasemel.

Meie suvised kuuepäevased laagrivahetused sisaldavad lastele nelja täispikka laagripäeva ja on neile hea võimalus iseseisvuse ja sõprussuhete arendamiseks. Osalejate grupidünaamika teeb selle jooksul läbi päris mitu etappi. Hästi korraldatud laagri puhul lahkub noor enesekindlamana, laiema silmaringiga, uute sõpradega ja sooviga naasta järgmine aasta. Noorte rõõm ja hea tagasiside annabki kõige rohkem jõudu ja inspireerib igal aastal taas laagrit korraldama!

Et iga laagri ettevalmistav pool on olemuselt mahukas, oleme seda meelt, et kui juba laagrit korraldama asuda, siis on see vähemalt kuuepäevane. Laagrid jagunevad ametliku liigituse järgi püsi- ehk noortelaagriteks ja projektlaagriteks. Noortelaagreid on Eestis kokku 26, see eeldab 60 kalendripäeva jagu vähemalt kuue ööpäeva pikkuste vahetustega laagreid ühes kalendriaastas. Projektlaagreid on Eestis rohkem, nende korraldamse nõuded on samuti seaduses esitatud.

Põhiline

Korraldustiim

Laagri korraldajate meeskond on need inimesed, kes on mitmeid kuid enne laagri toimumist valmis erinevate ettevalmistavate ülesannetega panustama. Mida rohkem inimesi on korraldajate tiimi kaasatud, seda rohkem on ka arvamusi ja soove, mis võivad korraldamise tempot pigem maha võtta. Põhikorraldajate tiimi soovitaksime seega paari-kolme liikmega piirata. Mõelge läbi miks ja kellele te lastelaagrit teete. Mis on teie laagri fookus? Kuidas laagrilistele laagripäevad välja näevad? Mis vanusegrupis lapsi ootate laagrisse ning kus piirkonnas te laagri korraldate? Liiga pikalt algusfaasis veel detailide üle ei peaks arutlema jääma. Oluline on luua korraldustiimi siseselt tunne, et olete suures plaanis ühel lehel, üksteisele olemas, huvitatud ja teil on võimalik laagri jaoks ka aega pühendada. 

Majutus ja toitlustus

Majutuse ja toitlustuse valik on oluline samm, millest võib sõltuda kogu projekti edukus, just rahalises mõttes. Kui on plaanis kasutada enda kinnistut, siis veendu, et see vastab päästeameti majutuskohtade tuleohutusnõuetele. Lisaks tuleb meeles pidada, et kõikidel kasutatavatel hoonetel oleks olemas kasutusluba. Need on olulised tegevusloa taotlemisel. Suuremad renditavad majutuskohad on reeglina pikalt ette broneeritud, kuid vastavad nendele nõuetele. Paljud head lastelaagri pidamise kohad ongi mõistlik aasta ette broneerida, et laagri toimumiseks sobiv aeg saadaval oleks. Kui pole väga kindel, kus korraldada, siis võib rendipäringu esitada püsilaagritele (tabel lk 40), nii jääb tegevusloa taotlemine enamasti püsilaagri personali hooleks. Hinnaklassi osas tuleb kalkuleerida lõpphinda. Mis oleks turismi puhul odav, võib suure sisendkulu tõttu suvelaagri lõpphinna väga üles viia. Seega mõistlik on laagri eelarve kohe alguses paika panna. Juhul kui majutuses ei pakuta toitlustamist, aga koht on laagri jaoks väga hea, võib uurida piirkonna kohvikutelt toitlustuse tarne võimalusi.  Kui on plaanis ise süüa teha, siis selleks on mõistlik kaasata eraldi kokk. Kõikidel toiduga kokkupuutuvatel töötajatel peab olema ka toidu käitlemise tervisetõend, mille saab taotleda perearstilt.

Kasvatajad

Et laager sujuks, tuleb eelnevalt kasvatajatega mitmeid koosolekuid ning esialgsed kokkulepped teha. Peab arvestama, et uute tegijate laager ei pruugi esimesel aastal plaanitud mahus õnnestuda ja kasvatajatega kokkulepete sõlmimisel on mõistlik sellega arvestada. Iga 15 lapse kohta peab olema laagris üks laagrikasvataja osakutsega kasvataja. Nii peab näiteks 40 lapsega laagri puhul olema vähemalt kolm osakutsega kasvatajat. Meie laagrites on 40 lapse puhul pigem olnud neli või viis kasvatajat, sest lapsed, kes laagrisse tulevad, on meie jaoks võõrad. Me ei tea kõigi osalevate laste tausta ja iseärasusi, nii on lihtsam toime tulla, kui kasvatajaid on rohkem.

Mõned meie laagrites kaasa löövad kasvatajad omavad näiteks õpetaja või treeneri kutset ning see annab meile lisakindluse, sest kogemus lastega töötamisel on olemas juba enne laagrikasvataja rolli täitmist. 

Oleme näinud, et uute kasvatajate puhul laagrikasvataja osakutse omandamiseks on peamine takistus ajapuudus.

Tegelikult aga on kutse taotlemine lihtne - läbida tuleb esmaabi koolitus, täiendkoolitus ja eksam. Need kõik saab teha vajadusel suuremas osas veebi teel. Täiendkoolitust on võimalik asendada lähiaastatel läbitud noortega töötamise teemalise koolitusega, ka näiteks Erasmus+ programmi raames toimunud koolitustega või kõrgkoolis läbitud ainega (nt Tartu Ülikoolis on õppeaine Puhke- ja treeningulaagrite korraldus) Treeneritele ja õpetajatele on osakutse taotlemisel ka erisused, kus eraldi koolitusi läbida ei ole vaja, kui on olemas kehtiv kutsetunnistus.  

Esimese laagri puhul on tore, et saate meeskonnana koos ka osakutse taotlemisega tegeleda. Igal täiskasvanul peab olema tervisetõend lastega töötamiseks, sellegi saab perearstilt igaüks taotleda. Lisaks peavad korraldajad tagama, et tehtud oleks ka lastega töötamiseks vajalik taustakontroll karistusregistrisse.

Lapsed

Laste arv laagris sõltub palju nii asukohast kui ka laagri teemast. Nii saab 25-30 lapselise laagrirühmaga mõnusa olemisega lastelaagri luua. Mõne asukoha või huvispetsiifilise laagri puhul võib osalevate laste arv veelgi madalam olla. Soovitame võimalusel laste arvu laagris mitte liiga suureks ajada ega ka mitte väga väiksele arvule lastele laagrit teha. Nii on tõenäolisem, et igaüks leiab endale mõne uue laagrisõbra ja on kõigil vahva.

Kitsad vanusevahemikud, näiteks 8-11a, toimivad paremini kui suured vanusevahemikud. Seda nii tegevuste keerukustaseme kui grupidünaamika osas. Samas on suurema vanusevahemikuga, nt 8-13a lihtsam laagris osalejakohti täita. Siis peaks arvestama, et erinevad vanuserühmad vajavad erinevaid tegevusi ning päevakavas tuleks võimaldada paralleelseid tegevusi. Ka võiks laagrisiseselt lapsi jagada gruppidesse vanuse järgi, et neilgi oleks omavanuste seas vahvam ning tegevused ei käiks kellelegi üle jõu või poleks liiga “titekad”. Kõigile avatud laagri puhul võiks arvestada, et osalejad leiad pigem laagri toimumispaiga lähedusest või naabermaakonnast. Neid, kes tulevad kaugemalt, on vähem. 

Mida veel ära teha

Registreerimised

Meie laagritesse broneerib koha suurem osa lastest juba märtsis ja aprillis. Varasema registreerimise juures on oluline osa lastel, kes tulevad meie laagrisse juba mitmendat korda ning ka soodushinnal, mida sel ajal pakume. Esimestel aastatel oli palju registreerimisi ka mais ja juunis, kui meil oma püsiklientuuri veel ei olnud. Nüüd teame, et alustava laagri puhul on oluline, et info ja võimalus registreerida oleks olemas juba märtsi alguseks. Teine oluline registreerimiste laine on juunikuus, siis pole veel hilja alustada näiteks suvelõpu laagrite turundusega. 

Laagrisse registreerimine sõltub väga paljudest parameetritest ning laagri korraldaja peab ise palju turundustööd tegema, et laagrirühm kokku saada. See võib tähendada suurt pingutust ja erinevate turundusstrateegiate katsetamist. Veebipõhine info levitamine toimib kõige paremini, näiteks infokirjad lapsevanemate e-postile. Oleme proovinud ka reklaami ajakirjas, plakateid infotahvlil jpm.
Mõned laia kontaktvõrgustikuga laagrikorraldajad helistavad otse lapsevanematele, teised jagavad ja kuulutavad sotsiaalmeedias, kolmandad suhtlevad näiteks koolide ja noortekeskustega. Meie näeme, et mida rohkem infot laagri kohta on veebis kättesaadav, seda parem - selle järgi lapsevanemad otsustavad. Teame mõnda peret, kus hoopis lapsed ise otsivad internetist laagri infot, vaatavad pilte, loevad kirjeldust ja otsustavad selle põhjal kuhu soovivad minna. 

Meie juuni laagri puhul on kujunenud välja, et keskmiselt 100 veebilehe vaatamist võrdub ühe registreerimisega, seega 30 registreerimist tähendab 3000 veebilehe külastust. Esimese korraldatava laagri jaoks võiks vähemalt kolm kuud olla aega registreerimisi koguda. Hoolikalt tuleb läbi mõelda ka see mis kanalites lapsevanemateni jõuda. Väga tähtis on selle juures ka protsess kuidas nad kiirelt ja lihtsalt registreerida saaks. Näiteks palve saata registreerimiseks email on lapsevanema jaoks keerulisem, kui link Google Form ankeedile, mida koheselt täita saab. 

Kui saad oma laagri lingi suvelaagrid.eu platvormile, saad sealt oma laagrile kohese nähtavuse. Populaarsemad laagrid saavad sadu vaatamisi kuus, klikkide arv sõltub meie hinnangul korraldaja tuntusest, hinnast, piirkonnast, vanusegrupist ja teemast. Lisaks on olemas veel portaalid lastega.ee, lastekamp.ee, lastegakoos.ee kuhu saab samuti oma laagri lisada. Kõiki riiklikult toetatud laagreid näed siit.

Tegevusluba ja riiklik toetus

Tegevusloa taotlus tuleb esitada enne toetuse taotlust. Tegevusluba väljastatakse kohaliku omavalitsuse poolt ning kinnitatakse enamasti volikogu istungil (mõningatel omavalitsustel on süsteem lihtsam). Esitada tuleb päevakava, majutuskoha omaniku või laagrijuhataja allkirjaga kinnitus kui tegemist on juhataja enda kinnistuga, et majutuskoht vastab ohutusnõuetele, toitlustuskorraldaja kinnitus, et toitlustus vastab toitlustamise nõuetele ning väljavõtted kasvatajate osakutsetunnistustest koos kinnitusega, et nad on valmis laagris töötama ning laagri juhataja andmed ja laagri täpne asukoht koos ajakavaga.

Riikliku toetuse taotlemine algab jaanuari alguses ning lõpeb veebruari alguses, projektlaagri tavatoetus on hetkel 3.10€ laps/päev, mõnede laste jaoks KOViga koostööd tehes rohkem. Seda tundub vähe, kuid aruandlus pole keeruline ja see aitab laagri lõpphinda umbes 20 euro võrra alla tuua. Nii on laagrikoht natukene soodsam lapsevanematele. Riikliku toetust saad küsida, kui sul on teada laagri toimumise kuupäevad, laste arvud, täpne asukoht, päevakava, eelarve ning kinnitus, et tegevusluba on olemas või selle saamiseks avaldus esitatud.

Võib tunduda, et esitavaid dokumente ja andmeid on palju, kuid reaalsuses kulub meil mõlema taotluse tegemiseks kokku alla 30 minuti. Esimeste taotluste puhul läheb kindlasti kauem.

Eelarve 

Kõige suuremad kulud on majutus, toit ja töötasud. Veel võib arvestada kulusid laagribussidele (väljasõidud või laagrisse tulemiseks organiseeritud transport), turundusele ja meenetele. Meie pakume lisaks ka transpordi ning kutse taotlemise hüvitist kasvatajatele. Mõistlik on jätta 10% eelarvest ootamatute kulutuste katteks - näiteks midagi on laagri käigus lõhutud või tuleb ootamatult plaanide muutudes midagi juurde soetada. Eelarves tuleks ka läbi mõelda, mis kulutusi sa teed olenemata lõplikust laste arvust – näiteks, kui keegi tühistab viimasel hetkel, saaksid sa oma tehtud kulud siiski kaetud. Selle summa, mis ei kuulu tagastamisele peaks välja tooma ka registreerimise tingimustes, et lapsevanemad oleksid kursis ja mõtleksid enne, kui lapse osaluse viimasel hetkel tühistavad.

Tegevused

Laagri esialgse programmi saavad paika panna korraldajad, nii on võimalik seda infot huvilistega jagada. Hiljem koos kasvatajate ja lastega saab päevakava täpsustada ja edasi arendada. Kasvatajate kaasamine tegevuskava ettevalmistamisse on vajalik. Nii saab laagrisse lisada tegevusi, mida just antud kasvatajad lastele kõige paremini korraldada oskavad ja mis lastele meeldivad. Mingi aja võiks programmis jätta ka laste enda organiseerida, et nad tunneksid end kaasatuna. Laagri lähenedes tasub kokku leppida mis vahendeid on tegevusteks vaja ja kas on keegi kasvatajatest, kelle on need olemas need kaasa võtmiseks või on vaja midagi juurde soetada.

Laagri infolehel oleks mõistlik välja tuua laste ja lapsevanemate jaoks tegevuste märksõnad ja teemad, kuid mitte liiga detailseks minna. Võib juhtuda, et tegevusi tuleb kohandada või midagi teistmoodi teha näiteks ilmaolude tõttu. 
Kava koostamisel saate võtta aluseks oma visiooni, missugust atmosfääri laagris luua soovite ja missugune see kuuepäevane kogemus lastele olema peaks. Tuleb lähtuda terviklikust laagrikogemusest - sissejuhatavad ning kokkuvõtvad tegevused peavad kindlasti hea laagrikogemuse saamiseks olemas olema!

Turvalisus

Selge see, et osalejad peavad tundma end turvaliselt, muidu on kõigil raske laagrit nautida. Mida teevad kasvatajad, kui laagri jooksul keegi lastest käitub ebasobivalt, näiteks kiusab? Meie laagrites on lastel omavahelisi konflikte ette tulnud. Strateegia käitumisprobleemide lahendamiseks peaks olema ette valmistatud, sest laagri jooksul on kasvatajatel väga kiire. Lihtsalt lapsele öeldes, et nii pole ilus ja ära rohkem tee, on võimalus, et tema käitumine tegelikult palju ei muutu. Kui mõni teine laagri laps peab seetõttu kannatama, siis ei saa ta parimat laagrikogemust, mida laagrikorraldajana soovita igale osalevale lapsele pakkuda. Probleemide tekkimisel tuleb reageerida kohe, mitte mõelda, et oodata ja vaadata, ehk laheneb probleem ise. Samuti tuleb igas laagris ette ka tervisemuresid. Mõnikord lapsed kriimustavad end mänguhoos, teisel võib äkitselt kõhuvalu tulla või hoopis koduigatsus on nii tugev, et paneb kuskilt valutama! Need on kõik olukorrad, mis vajavad kasvataja poolset toetust. Kasvatajal peab olema oskust ja aega märgata ja rääkida! 

Praktilisi mõtteid kaootilises järjekorras, mida soovi korral järgida

• Mõistlik on laagri infos olulised reeglid ja kellaajad välja tuua, et vanematelgi oleks teada näiteks reeglid telefonide kasutamise kohta ja päevakava (mis kell ärgatakse, mis ajal tegevused algavad, mis ajal lapsevanemad võivad helistada, söögiajad, öörahu jm);

• Enne laagrit tuleks saata vanematele infokiri laagrisse saabumise ja lahkumise infoga; 

• Peale laagrit on lapsevanemal hea saada kokkuvõttev artikkel fotoalbumi ja tagasiside vormi lingiga;

• Lapsevanemate Facebook grupp, kus korraldajad saavad jooksvalt jagada pilte ja lapsevanemad saavad omavahel suhelda ning näiteks omavahel lapse laagrisse toimetamist sõidujagamise mõttes kooskõlastada;

• Hommikune kogunemine kohe peale äratust ja enne hügieenitoiminguid on ideaalne võimalus päeva kohta lastele ülevaade anda ja kindlustada, et keegi hommikusööki maha ei magaks;

• Kui lapsed on õhtul kaua üleval, nt enda toas kaarte mängides, siis see võib pikale minna ning lapse unerütmi sassi lüüa - järgi päevakavas lubatud öörahu kellaaega;

• Laagrite korraldamine on energiamahukas ettevõtmine, protsesside standardiseerimine aeganõudev. Hästi organiseeritud töövoog ja rollid on olulised.

Lugemist

Laagrikorraldaja käsiraamat on hiljuti uuenenud ja annab hea ülevaate paljudest olulistest teemadest.

Tagasiside

Loodame, et see ülevaade julgustab lastele toredaid laagreid looma! Siin artiklis esitatud info võib aastate jooksul muutuda, ka reguleeritud nõuded laagritele aegajalt muutuvad. Kui näed, et siia võiks midagi lisada või täpsustada, siis anna sellest meile tagasiside vormi kaudu kindlasti teada!


—
Mustand Romet T.
Toimetanud Birgit K.
Täpsustused Birgit V.